Surat Formal dan Informal

Surat Formal dan Informal

A. Surat Formal 

     1. Pengertian Surat Formal 

         Surat formal adalah surat yang digunakan untuk keperluan formal/ resmi oleh pihak-pihak tertentu, baik itu perorangan, lembaga, organisasi, atau instansi tertentu untuk saling berkomunikasi satu sama lain secara formal. Surat resmi dibuat dengan kaidah dan aturan yang telah ditentukan, misalnya penggunaan bahasa baku, isi surat harus efektif dan jelas.

     2. Fungsi Surat Formal  

         Fungsi surat formal adalah :

• Sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal tertentu yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya, misalnya penyampaian gagasan atau pemikiran.
• Surat resmi dapat berfungsi sebagai bukti tertulis (otentik) dalam bentuk dokumen dimana isinya dapat dipercaya dan dipertanggungjawabkan.
• Sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan atau aktivitas dimana surat resmi tersebut berisi tentang langkah-langkah kerja untuk pekerjaan tertentu.
• Sabagai alat untuk pengingat bagi si penerima surat baik itu perorangan, organisasi, atau lembaga. Itu sebabnya surat resmi perlu didokumentasikan agar dapat digunakan sebagai data di kemudian hari.
• Surat resmi juga berfungsi sebagai bukti historis dan bukti kronologis.

    3. Ciri-Ciri Surat Formal 

       Ciri-ciri surat formal adalah :

• Surat formal menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) mulai dari kosa kata, frasa, hingga tata bahasa yang dipakai.
• Surat formal dibuat dengan bahasa yang singkat, padat, dan efektif, serta mudah dimengerti maksud dan isinya.
•   Surat formal tidak menggunakan bahasa implisit, tapi bahasa eksplisit.
• Dibuat dalam bentuk full block atau semi block/ intended block
• Terdapat kop surat yang menyebutkan pihak yang mengeluarkan surat resmi tersebut.
• Di dalam surat formal selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran bila ada.
• Surat formal membutuhkan stempel atau cap khusus untuk kondisi tertentu.
• Surat formal bentuknya sistematis dan dibuat sesuai aturan yang baku. 

   4. Jenis-Jenis Surat Formal

       Jenis-jenis surat formal antara lain adalah :

1.    Surat Keputusan

Surat formal ini bertujuan untuk menyampaikan keputusan dari atasan mengenai hal-hal yang selama ini belum jelas. Umumnya surat keputusan berhubungan dengan suatu instansi atau lembaga. Misalnya surat keputusan pengangkatan pegawai.

2.    Surat Permohonan

Surat permohonan digunakan ketika suatu pihak menyampaikan suatu permohonan kepada pihak lain. Misalnya surat permohonan bantuan dana, surat permohonan perceraian, dan lain-lain.

3.    Surat Perintah

Surat formal yang isinya memberikan instruksi kepada bawahan. Misalnya surat perintah perjalanan dinas, surat perintah untuk lembur, dan lain-lain.

4.    Surat Kuasa

Surat formal yang isinya memberikan kuasa atau wewenang kepada pihak lain. Misalnya surat kuasa untuk pembayaran pajak, surat kuasa pengambilan uang di bank, dan lain-lain.

5.    Surat Panggilan/Undangan

Surat formal yang digunakan untuk memanggil atau mengundang seseorang untuk keperluan tertentu. Misalnya surat panggilan kerja, surat panggilan kepolisian, surat undangan pernikahan, dan lain-lain.

   5. Struktur Surat Formal

       Struktur surat formal adalah :

       a)    Kepala surat/kop surat

       b)    Nomor surat

       c)    Tanggal surat

       d)    Lampiran/perihal

       e)    Alamat tujuan

       f)    Salam pembuka

       g)    Isi surat

       h)    Salam penutup

       i)      Tanda tanggan pengirim surat

            j)   Tembusan  

B. Surat Informal

1. Pengertian Surat Informal

    Surat informal adalah surat yang digunakan untuk berkomuniasi secara pribadi, bersifat tidak resmi, dan berisi tentang masalah pribadi. Surat informal ditulis oleh seorang individu atau perseorangan untuk orang lain atau instansi lain. Oleh karena itu, bahasa dari surat pribadi bersifat pribadi, santai, mudah dipahami, dan komunikatif. Surat pribadi yang dibuat dari seseorang untuk orang lain, misalnya surat bertukar kabar kepada kerabat. Sementara itu, contoh surat pribadi yang dikirim ke suatu instansi, misalnya surat izin tidak masuk sekolah karena suatu hal.

2. Unsur-Unsur Surat Informal

    Unsur-unsur surat informal adalah :

a)    Tempat dan tanggal penulisan surat

b)    Tujuan surat

c)    Salam pembuka

d)    Salam penutup

                    e)  Identitas pengirim surat