Surat
Formal dan Informal
A. Surat Formal
1. Pengertian Surat Formal
Surat formal adalah surat yang digunakan untuk
keperluan formal/ resmi oleh pihak-pihak tertentu, baik itu perorangan,
lembaga, organisasi, atau instansi tertentu untuk saling berkomunikasi satu
sama lain secara formal. Surat resmi dibuat dengan kaidah dan aturan yang telah
ditentukan, misalnya penggunaan bahasa baku, isi surat harus efektif dan jelas.
2. Fungsi Surat Formal
Fungsi surat formal adalah :
- Sebagai sarana informasi
atau pemberitahuan mengenai hal-hal tertentu yang disampaikan oleh satu pihak
kepada pihak lainnya, misalnya penyampaian gagasan atau pemikiran.
- Surat resmi dapat berfungsi
sebagai bukti tertulis (otentik) dalam bentuk dokumen dimana isinya dapat
dipercaya dan dipertanggungjawabkan.
- Sebagai pedoman kerja dalam
melakukan suatu kegiatan atau aktivitas dimana surat resmi tersebut berisi
tentang langkah-langkah kerja untuk pekerjaan tertentu.
- Sabagai alat untuk pengingat
bagi si penerima surat baik itu perorangan, organisasi, atau lembaga. Itu
sebabnya surat resmi perlu didokumentasikan agar dapat digunakan sebagai data
di kemudian hari.
- Surat
resmi juga berfungsi sebagai bukti historis dan bukti kronologis.
3. Ciri-Ciri Surat Formal
Ciri-ciri surat formal adalah :
- Surat formal menggunakan
bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan
(EYD) mulai dari kosa kata, frasa, hingga tata bahasa yang dipakai.
- Surat formal dibuat dengan
bahasa yang singkat, padat, dan efektif, serta mudah dimengerti maksud dan
isinya.
- Surat formal tidak
menggunakan bahasa implisit, tapi bahasa eksplisit.
- Dibuat dalam bentuk full
block atau semi block/ intended block
- Terdapat kop surat yang
menyebutkan pihak yang mengeluarkan surat resmi tersebut.
- Di dalam surat formal selalu
dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran bila
ada.
- Surat formal membutuhkan
stempel atau cap khusus untuk kondisi tertentu.
- Surat
formal bentuknya sistematis dan dibuat sesuai aturan yang baku.
4. Jenis-Jenis Surat Formal
Jenis-jenis surat formal antara
lain adalah :
1.
Surat Keputusan
Surat formal ini bertujuan untuk
menyampaikan keputusan dari atasan mengenai hal-hal yang selama ini belum
jelas. Umumnya surat keputusan berhubungan dengan suatu instansi atau lembaga.
Misalnya surat keputusan pengangkatan pegawai.
2.
Surat Permohonan
Surat permohonan digunakan ketika
suatu pihak menyampaikan suatu permohonan kepada pihak lain. Misalnya surat
permohonan bantuan dana, surat permohonan perceraian, dan lain-lain.
3.
Surat Perintah
Surat formal yang isinya memberikan
instruksi kepada bawahan. Misalnya surat perintah perjalanan dinas, surat
perintah untuk lembur, dan lain-lain.
4.
Surat Kuasa
Surat formal yang isinya memberikan
kuasa atau wewenang kepada pihak lain. Misalnya surat kuasa untuk pembayaran
pajak, surat kuasa pengambilan uang di bank, dan lain-lain.
5.
Surat Panggilan/Undangan
Surat formal yang digunakan untuk
memanggil atau mengundang seseorang untuk keperluan tertentu. Misalnya surat
panggilan kerja, surat panggilan kepolisian, surat undangan pernikahan, dan
lain-lain.
5. Struktur Surat Formal
Struktur surat formal adalah :
a)
Kepala surat/kop surat
b)
Nomor surat
c)
Tanggal surat
d)
Lampiran/perihal
e)
Alamat tujuan
f)
Salam pembuka
g)
Isi surat
h)
Salam penutup
i)
Tanda tanggan pengirim surat
j) Tembusan
B. Surat Informal
1. Pengertian Surat Informal
Surat informal adalah surat yang
digunakan untuk berkomuniasi secara pribadi, bersifat tidak resmi, dan berisi
tentang masalah pribadi. Surat informal ditulis oleh seorang individu atau
perseorangan untuk orang lain atau instansi lain. Oleh karena itu, bahasa dari
surat pribadi bersifat pribadi, santai, mudah dipahami, dan komunikatif.
Surat pribadi yang dibuat dari seseorang untuk orang
lain, misalnya surat bertukar kabar kepada kerabat. Sementara itu, contoh surat
pribadi yang dikirim ke suatu instansi, misalnya surat izin tidak masuk sekolah
karena suatu hal.
2. Unsur-Unsur Surat Informal
Unsur-unsur surat informal adalah :
a)
Tempat dan tanggal penulisan
surat
b)
Tujuan surat
c)
Salam pembuka
d)
Salam penutup
e) Identitas
pengirim surat